Ein Projektdokument hochladen

Schritt 1: Ein neues Dokument erstellen

Der Bereich Dokumente ist der Hauptbereich zum Verwalten von Dokumenten. 

Um ein neues Dokument einzustellen, wählen Sie in der Menüleiste Neu >> Projektdokumente oder klicken alternativ im Navigationsbereich auf das Symbol Papier mit Stift. Es öffnet sich ein Eingabefenster für den Upload eines neuen Dokuments.

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Schritt 2: Dokumenteninhalte festlegen

Geben Sie dem Dokument einen Titel und tragen Sie alle wichtigen Informationen über das Dokument in die entsprechenden Felder ein. Eingabefelder mit „*“ sind verpflichtend auszufüllen. Achten Sie beim Ausfüllen der Felder auf eine korrekte Verschlagwortung, damit das Dokument später leichter gefunden werden kann.

Hier können Sie auch festlegen, wer das Dokument im Projektraum sehen kann. Wählen Sie die Einstellung öffentlich, wenn jeder Projektteilnehmer das Dokument einsehen und bearbeiten darf.
Wenn Sie Ihr Dokument nur bestimmten Nutzern zugänglich machen wollen, wählen Sie Absender/Empfänger und binden die entsprechenden Teilnehmer in die Nachrichtenkommunikation mit ein. Wie Sie anderen Nutzern ihr Dokument zugänglich machen, erfahren Sie in Schritt 3.

Um eine Datei hochzuladen, klicken Sie auf Datei(en) hinzufügen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie im Explorer zur gewünschten Datei navigieren und diese hochladen können. Oder Sie nutzen die Drag-and-Drop Funktion und ziehen die Datei in das vorgesehene Feld.

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Wichtig

Manchmal gibt es projektspezifische Einschränkungen bezüglich des Dateinamens und/oder Dateiformats. Es kann beispielsweise vorkommen, dass Sie nur Dateien hochladen können, denen ein bestimmtes Datums- oder Projektkürzel voransteht. Oder die Datei muss einem bestimmten Dateityp entsprechen. Auf solche Projektspezifika werden Sie jedoch normalerweise über einen Hinweis unterhalb des Dateifeldes hingewiesen. 

Schritt 3: Nachrichtenbereich

Sie können das gewünschte Dokument mit einer Nachricht verschicken. Dieser Schritt ist optional für den Versand von öffentlichen Dokumenten, aber verpflichtend beim Upload von vertraulichen Dokumenten nach dem Absender/Empfänger-Prinzip.

Wichtig

Wenn Ihr Dokument nur für bestimmte Personen im Projektraum einsehbar sein soll, müssen Sie die entsprechenden Teilnehmer, denen das Dokument zugänglich gemacht werden soll, als Empfänger im An- oder z.K.-Feld der Nachricht eintragen. 

Klicken Sie dazu einfach auf den blauen Balken Nachricht mit dem "+"-Zeichen oben in der Eingabemaske, um die Eingabe für die Nachrichten zu öffnen.

Wenn Sie etwas in das An- oder z.K.-Feld eintippen, werden alle Teilnehmer aufgelistet, die mit diesen Buchstaben beginnen, unabhängig ob Vor- oder Nachname. Wenn Sie auf das An-Feld klicken, öffnet sich das Adressbuch mit einer Liste aller Teilnehmer. Hier können Sie im Teilnehmer suchen-Feld den gewünschten Empfänger suchen oder über Vorauswahl die Teilnehmerliste filtern.  

Projektspezifische Empfänger, die schon in der Nachricht vorhanden sind, können nicht entfernt werden. (siehe hier „BASIS System“)

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Schritt 4: Voransicht und Versand

Vor dem Versenden kann zunächst die Voransicht gewählt werden. Mit dieser Option wird die Nachricht so zusammengestellt, wie sie später verschickt wird und auf Vollständigkeit überprüft. Über Klicken auf Weiter (unten rechts) springt das System auch in den Tab Voransicht und löst die Vorabprüfung aus. Sind alle Angaben vollständig, kann die Nachricht durch Klicken auf Senden final verschickt werden.

Tipp

Bevor Sie auf Senden klicken, ist es möglich in den Bereich Zusammenstellen zurückzukehren, um das Dokument weiter zu bearbeiten. 

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Der Versand muss noch einmal mit OK bestätigt werden.

Das Dokument ist nun im System abgelegt und wird an alle Empfänger („An“ oder „z.K.“) gesendet. Ein nicht öffentliches Dokument kann nur noch vom Ersteller selbst und von Teilnehmern, die in die Kommunikation eingebunden sind, im Projektraum gesehen und bearbeitet werden. Öffentliche Dokumente finden Sie in dem entsprechenden Filter.

Screenshots sollten als Beispiel angesehen werden. Die Oberfläche Ihrer Plattform kann unterschiedlich aussehen, der Prozesse bleibt jedoch der Gleiche.

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