Einem anderen Beteiligen eine Aufgabe zuweisen

In diesem Artikel wird Ihnen beschrieben, wie Sie innerhalb von TP CDE einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuweisen.

Das Aufgabenmanagement unterstützt Sie dabei, Aufgaben oder Informationsanfragen in Form eines elektronischen Tickets zu dokumentieren. Ist dieser Prozess im System einmal angestoßen, werden automatisch alle einbezogenen Teilnehmer über ihre zugewiesenen Aufgaben und laufende Änderungen informiert.

Die Eingabemaske für die Erstellung einer neuen Aufgabe rufen Sie auf, indem Sie in der Menüleiste Neu und dann Aufgaben (A) wählen oder im Navigationsbereich auf das Symbol Papier mit Stift (B) klicken.

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Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske, in der Sie alle relevanten Informationen zu Ihrer Aufgabe hinterlegen können.

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Pflichtangaben sind mit einem „*“ gekennzeichnet und müssen bei der Erstellung einer Aufgabe zwingend ausgefüllt werden.

  • Thema: Wählen Sie hier ein entsprechendes Schlagwort für Ihre Aufgabe. Anhand des Themas können Aufgaben nach dem Einstellen in den Projektraum sortiert und gefiltert werden.
  • Status: Bei der Erstellung einer Aufgabe wählen Sie den Status „offen".
  • Verantwortlicher: Tragen Sie den Projektteilnehmer ein, dem Sie die Aufgabe oder Informationsanfrage schicken möchten. Der Verantwortliche wird automatisch als Nachrichtenempfänger adressiert.
  • Betreff: Wählen Sie einen entsprechenden Titel für Ihre Aufgabe. Der Titel wird als Nachrichtenbetreff eingesetzt.
  • Beschreibung: In diesem Feld formulieren Sie Ihr eigentliches Anliegen. Dieser Text wird bei der anschließenden Benachrichtigung als Nachrichtentext übernommen.
  • Priorität: Legen Sie die Priorität für die Aufgabe fest.

Zusätzlich können Sie weitere, optionale Angaben zu Ihrer Aufgabe machen:

  • Gewerk: Tragen Sie hier das entsprechende Gewerk ein.
  • Frist: Geben Sie ein Datum an, bis zu dem Sie eine Antwort vom Verantwortlichen erwarten. Anhand dieser Frist können dann automatische Berichte oder Erinnerungen angestoßen werden.
  • Teilnehmer zur Kenntnis: Weitere Projektteilnehmer können über die Aufgabe in Kenntnis gesetzt werden. Diese Teilnehmer werden über jeden Bearbeitungsschritt der Aufgabe informiert.
  • Dateianhänge: Bei Bedarf können einer Aufgabe Dateien angehängt werden.

Tipp

Achten Sie bei der Eingabe auf eine systematische Verschlagwortung, um später Aufgaben durch die verschiedenen Schlagworte gruppieren und so für die Projektanalyse nutzen zu können. 

Sind alle notwendigen Angaben hinterlegt worden, kann die Aufgabe in den Projektraum eingestellt und automatisch an den Verantwortlichen und die z.K. Teilnehmer geschickt werden. Klicken Sie dazu auf Senden und bestätigen die anschließende Abfrage „Nachricht versenden?" mit OK.

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Die Aufgabe ist jetzt im System hinterlegt und wird den Verantwortlichen im entsprechenden Filter angezeigt.

Die betroffenen Teilnehmer erhalten eine Nachricht und werden so über den Bearbeitungsstand der Aufgabe informiert. Über die Nachrichtenfunktion werden auch Benachrichtigungen an die hinterlegten E-Mail-Adressen der entsprechenden Teilnehmer geschickt.

Screenshots sollten als Beispiel angesehen werden. Die Oberfläche Ihrer Plattform kann unterschiedlich aussehen, der Prozesse bleibt jedoch der Gleiche.

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