Der Zweck dieses Artikels ist es, das Ergänzen von Werten sowie die Erstellung und Bearbeitung von Kürzellisten zu veranschaulichen und auf wichtige Eigenschaften und Besonderheiten aufmerksam zu machen, wie beispielsweise das Hinterlegen einer Werteabhängigkeit und der Plancodierung.
Werte, die Ihnen beispielsweise in einer Verschlagwortung im Dokumentenmanagement oder als Kürzel bei der Dateibenennung im Planmanagement zur Verfügung stehen, werden in vielen Projekten in der sogenannten Listenpflege verwaltet und gepflegt.
Um die bereits hinterlegten Werte zu ergänzen oder zu überarbeiten, wählen Sie das Modul Konfiguration aus, anschließend die Dokumentenart Administration und klicken dann auf Listenpflege. Die Dokumentenart Administration kann in einigen Projekten auch anders benannt sein.
Info
Sollten die Wertelisten in Ihrem Projekt nicht über die Listenpflege geführt werden, dann wählen Sie statt der Dokumentenart Administration die Dokumentenart aus, in der Sie die Werteliste bearbeiten möchten.
Im Bereich Alle finden Sie eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Bezeichnungslisten mit Kürzeln, kurz Kürzellisten. Deren Bezeichnung beginnt normalerweise mit der Dokumentenart, in der die Kürzelliste verwendet wird, z.B. PLAN-Planart oder DOK-Ebene 1. D.h. Werte in der Kürzelliste PLAN-Planart gelten für das Planmanagement, während Werte in der Kürzelliste DOK-Ebene 1 im Dokumentenmanagement Anwendung finden.
Um eine Kategorie, z.B. Planersteller, anzupassen, klicken Sie auf das Werkzeugsymbol am Anfang des Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern. Wechseln Sie zum Reiter Werte.
Jede Zeile muss dabei folgender Struktur folgen:
KÜRZEL-BEZEICHNUNG
Wenn Sie Werte ergänzen, müssen Sie sich an die Struktur der bereits vorhandenen Werte halten. Bitte beachten Sie die Anzahl der Stellen des Kürzels (hier 3) und verwenden Sie keine Umlaute, ß oder Sonderzeichen im Kürzel!
Wichtig
Der Bindestrich ist der Trenner zwischen Kürzel und Bezeichnung. Wenn Ihr Kürzel einen Bindestrich enthält, muss das Kürzel in Anführungszeichen gesetzt werden.
In der Bezeichnung trennen Sie die Werte für verschiedene Sprachen durch das Zeichen" | "
z.B. KOS-Kosten|Costs
Ist als Sprache des Teilnehmers Deutsch eingestellt, wird „Kosten“ angezeigt, ist Englisch eingestellt, dann wird „Costs“ angezeigt.
Sie können problemlos weitere Zeilen in der Werteliste ergänzen und die Bezeichnung (nach dem Bindestrich) anpassen.
Wichtig
Ändern Sie NIE ein Kürzel, sobald es einmal im Projekt verwendet wurde!
Wenn Sie ein Kürzel entfernen wollen, löschen Sie es bitte nicht, sondern setzen eine Raute (#) davor. Dadurch wird die Zeile aus kommentiert.
Unter Umständen müssen Dokumente und Pläne, die zu diesem Kürzel eingestellt wurden, ungültig gesetzt und neu eingestellt werden.
Hinweis
Bitte nehmen Sie auf jeden Fall mit Thinkproject Kontakt auf, wenn Sie ein Kürzel ändern oder löschen wollen!
Klicken Sie zum Ändern der Kürzelliste auf Sichern.
Bitte aktualisieren Sie dann auch die Plancodierung/ Dokumentencodierung. Sollten Sie nicht die entsprechenden Rechte dazu haben, wenden Sie sich bitte an unser Support Team.
Hinterlegen Sie diese auch in der Hilfe (wenn das in Ihrem Projekt so üblich ist). Sie können die Plancodierung unter Hilfe> Hilfethemen im Reiter Verwaltung hochladen.
Bitte informieren Sie die Projektbeteiligten über die Anpassungen, damit sie wissen, welche Werte ihnen bei der Benennung eines Planes zur Verfügung stehen.
Um die Verschlagwortung, z.B. im Dokumentenmanagement, zu erweitern, gehen Sie zunächst vor wie beschrieben. Klicken Sie in der Listenpflege auf das Werkzeugsymbol vor der Kürzelliste, die Sie bearbeiten wollen, z.B. Hauptkategorie und wechseln Sie zum Reiter Werte.
Da die Verschlagwortungen nicht Teil eines Dateinamens sind und für den Projektbeteiligten im Normalfall nicht sichtbar sind, bietet es sich an, Zahlen als Kürzel zu verwenden. Wir empfehlen dabei, Zahlenwerte zwischen den Kürzeln vorzuhalten (und z.B. in 10er-Schritten vorzugehen), falls zu einem späteren Zeitpunkt noch Werte zwischengeschoben werden sollen.
Vermeiden Sie es hierbei Ihre Kürzel mit der Zahl Null zu beginnen, da dies bei der Übernahme in eine Excel Datei zu Problemen führen kann.
Ergänzen Sie die Kürzelliste nach Belieben und klicken Sie abschließend auf Sichern.
Um Werte in einer 2. Ebene, die abhängig von einer 1. Ebene ist, anzupassen, gehen Sie zunächst auf die gleiche Weise vor. Klicken Sie auf das Werkzeugsymbol vor Unterkategorie und wechseln Sie in den Reiter Werte.
Mit der Raute (#) können Sie sich Notizen machen, z.B. zu welchem Wert in der Hauptkategorie vorhandene und neue Werte der Unterkategorie gehören.
Es empfiehlt sich auch, in der Unterkategorie eine Kürzelstruktur zu wählen, die Ihnen die Zuordnung der Werte zu den Werten der Hauptkategorie erleichtert. Im obigen Beispiel übernimmt das Kürzel der Unterkategorie die erste Zahl der Hauptkategorie und im Anschluss zwei weitere Ziffern in Zehnerschritten.
Wenn Sie die benötigten Werte ergänzt haben, müssen Sie noch die Werteabhängigkeit pflegen. Scrollen Sie dazu im Reiter Werte ganz nach unten und klicken Sie auf >>Werteabhängigkeiten.
Es öffnet sich ein neues Fenster. In diesem wird zuerst angezeigt, von welcher Eigenschaft die Werteauswahl, die Sie gerade bearbeiten, abhängig ist. In diesem Beispiel ist das Hauptkategorie.
Wichtig
Ändern Sie diese Auswahl der übergeordneten Eigenschaft NIE!! (Wird hier eine andere Eigenschaft ausgewählt, geht die bisherige Werteabhängigkeit verloren, es können keine neuen Dokumente eingestellt werden, und Sie müssen sämtliche Werte erneut zuordnen!!)
Um die Werteabhängigkeit für neue Werte der Unterkategorie zu pflegen, wählen Sie im mittleren Drop-down-Menü zunächst den Wert der Hauptkategorie aus, dem Werte der Unterkategorie zugeordnet werden sollen.
Klicken Sie dann in der linken Box auf die Werte der Unterkategorie, die zum Wert der Hauptkategorie gehören. Diese müssen blau hinterlegt sein. Sie können mehrere Werte markieren, indem Sie die STRG-Taste drücken. Um die Werteabhängigkeit herzustellen, klicken Sie auf den ">>+"-Button in der Mitte. Dadurch erscheinen die gewählten Werte der Unterkategorie in der Box Werteabhängigkeit unter dem zugehörigen Wert der Hauptkategorie.
Wichtig
Da es sich bei abhängigen Verschlagwortungen meistens um Pflichtfelder handelt, muss jedem Wert der Hauptkategorie mindestens ein Wert der Unterkategorie zugeordnet werden!
Ist einem Wert der Hauptkategorie kein Wert der Unterkategorie zugeordnet (und handelt es sich bei der Unterkategorie um ein Pflichtfeld), können keine Dokumente zu diesem Wert der Hauptkategorie in den Projektraum geladen werden.
Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie zunächst auf Weiter klicken und dann auf Sichern.
Wichtig
Überprüfen Sie Ihre Anpassungen, indem Sie im Bereich Dokumente über Neu und (z.B.)
Projektdokument die jeweilige Eingabemaske öffnen und die Auswahlmöglichkeiten der Schlagworte kontrollieren.
Screenshots sollten als Beispiel angesehen werden. Die Oberfläche Ihrer Plattform kann unterschiedlich aussehen, der Prozess bleibt jedoch der Gleiche.
Einige der gezeigten Funktionen können, je nach Release Version Ihres Projektraumes, leicht abweichen.