Adressierung von Teilnehmern

Dieser Artikel dient dazu, Ihnen das Adressieren von internen und externen Teilnehmern oder Verteilern im TP CDE Nachrichtenbereich zu erklären.

1. Adressierung verschiedener Teilnehmergruppen

Es gibt zwei Teilnehmerarten, die wir innerhalb der Plattform unterscheiden.

Interne Teilnehmer haben einen eigenen TP-Account mit Benutzernamen und Passwort für den Zugriff auf die Projektplattform.

Externe Teilnehmer haben keinen Zugriff auf die Projektplattform, sondern nur auf Einzeldokumente, welche ihnen aus dem Projektraum zugeschickt wurden. Diese Teilnehmerart ist im TP-Adressbuch mit einem *-Stern hinter dem Namen gekennzeichnet.

Die Adressierung von Teilnehmern ist für jeden Upload Vorgang gleich. Öffnen Sie hierfür in der Eingabemaske den Nachrichtenbereich über Klick auf den blauen Balken '+ Nachricht'.

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2. Manuelle Adressierung

Die Auswahl eines Teilnehmers erfolgt über den Teilnehmernamen oder die Firma im Empfängerfeld. Wenn Sie Empfänger oder Firma kennen, können Sie hier die Anfangsbuchstaben (mind. 2 Buchstaben) eintippen und bekommen eine entsprechende Auswahl vom System angeboten. Bestätigen Sie die Teilnehmerauswahl (blau hinterlegt) mit der Enter-Taste oder klicken Sie den Teilnehmer direkt an.

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3. Adressierung über das TP-Adressbuch

Klicken Sie auf das AN – oder z.K. – Feld, um das TP-Adressbuch zu öffnen.

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Selektieren Sie die gewünschten Teilnehmer durch Markierung (Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, um mehrere Teilnehmer zu markieren), sodass diese grün hinterlegt sind, gehen Sie dann auf An oder z.K., sodass die ausgewählten Teilnehmer in den entsprechenden Adresszeilen stehen. Abschließend beenden Sie die Aktion mit Übernehmen, unten rechts.

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4. Vorauswahlfunktion im TP-Adressbuch

Über das Vorauswahl-Menü können Sie eine Vorauswahl der Adressbuchanzeige z. B. nach registrierten Firmen oder nach Verteiler treffen. Grundsätzlich zeigt Ihnen das Adressbuch immer alle Teilnehmer, zuerst die Internen und danach gespeicherte Externe.

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Wenn Sie die Auswahl Verteiler oder registrierte Firmen nutzen, können Sie entweder die ganze Firma oder den Verteiler auswählen. Sollten Sie nur bestimmte Teilnehmer aus einem Verteiler oder Firma auswählen wollen, können Sie diese über die Pfeiltaste noch mal aufklappen und die gewünschten Teilnehmer auf An oder z. K. setzen.

Tipp:

Sprechen Sie immer wieder den gleichen Personenkreis an, können Sie sich hierfür auch einen Verteiler einrichten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Artikel Verteiler anlegen

Tipp:

Im Feld "Teilnehmer suchen“, können Sie nach Namen, Vornamen, Firma oder Funktion suchen. Stellen Sie eine Wildcard (*) voran, wenn Sie nicht wissen, wie der Begriff beginnt. 

5. Adressieren von neuen externen Teilnehmern

Möchten Sie einen Teilnehmer adressieren, der nicht als interner bzw. externer Kontakte hinterlegt ist, geben Sie in das An- oder z.K. Feld einfach die E-Mail-Adresse dieser Person ein. Mehrere Empfänger werden durch ein Komma getrennt.

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Beim Wechsel in die Voransicht bzw. Senden bittet Sie das System um eine Adressierungsbestätigung des Teilnehmers. Hierfür speichert das System, die E-Mail Adresse als externen Teilnehmer ab. Es erscheint ein neues Fenster mit der Vorauswahl Anlegen (bzw. Löschen), bitte bestätigen Sie mit Speichern unten rechts. Der Teilnehmer ist nun dauerhaft als externer Teilnehmer im Bereich Kontakte angelegt.

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Hinweis

Sie können einen Teilnehmer auch vorab im Kontaktebereich anlegen. Weitere Informationen zum Anlagevorgehen, erhalten Sie im Artikel Externe Teilnehmer als Kontakt anlegen

Screenshots sollten als Beispiel angesehen werden. Die Oberfläche Ihrer Plattform kann unterschiedlich aussehen, der Prozesse bleibt jedoch der Gleiche.

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