Autoreports / Automatische Berichte erstellen

Dieser Beitrag soll Ihnen dabei helfen, sich automatisierte Berichte zu erstellen und diese mit Kollegen bzw. Kontakten von Interesse zu teilen.

Über automatische Berichte können Sie sich und anderen Projektteilnehmern regelmäßig Reports senden, z. B. Planlisten oder überfällige To-dos.

Info

Legen Sie zunächst einen Reportfilter an, der für die Berichterstellung benötigt wird. Der Filter für Ihren Report wird benötigt, da er den Inhalt für Ihre Berichte/Erinnerungen enthält. Dieser variiert, je nachdem welche Ergebnisse Sie sich im Filter und somit im Report anzeigen lassen möchten.
Wir empfehlen Ihnen einen Unterfilter zu einem bestehenden Hauptfilter anzulegen, da dieser die Einstellungen des Hauptfilters bereits enthält. Somit müssten nur zwei Punkte für Ihren Reportfilter zusätzlich angepasst werden.

  • Im Reiter "Eigenschaften" muss ein Datum oder Zeitraum gesetzt werden, von welchen Daten der Filter Inhalte anzeigen lassen soll.
    Beispiel: bei der Eigenschaft Datum "gestern" eintragen. Somit werden alle Ergebnisse vom vorherigen Tag angezeigt.
  • Im Reiter "Report" bei der Filtererstellung legen Sie das Ausgabeformat und weitere Formateinstellungen fest. 

Wie Sie einen Unterfilter anlegen, finden Sie im Artikel Persönliche Unterfilter anlegen.

 

Nachdem der gewünschte Reportfilter erstellt wurde, gehen Sie in der Haupt-Menüleiste des Aktionsbereichs auf Neu und wählen Sie Autom. Bericht/ Erinnerung.

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Legen Sie unter Nachricht die zukünftigen Empfänger für den Bericht fest und tragen Betreff und Nachricht ein. Markieren Sie Ihren gewünschten Reportfilter links und klicken auf „>> +“.

Wählen Sie in der Nachrichten-Menüleiste zweimal Versandoptionen aus.

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Hinweis

Sie können pro Report nur einen Filter auswählen 

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Setzen Sie bei der Sendezeitdefinition den Haken auf aktiviert. Nun können Sie Versandtermin, Serienmuster und Seriendauer festlegen. Schließen Sie die Versandoptionen über Speichern.

Zum Aktivieren des automatischen Berichtes wählen Sie in der Nachrichten-Menüleiste Aktionen und Als autom. Bericht ablegen.

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Im Navigationsbereich unter Nachrichten finden Sie im Filter Bericht-/ Erinnerungsvorlage alle Bericht- und Erinnerungsvorlagen. Zum Bearbeiten öffnen Sie den automatischen Bericht über das Briefumschlag-Symbol, nehmen Ihre Änderungen vor und sichern diesen über Aktionen und Als autom. Bericht ablegen.

Die definierten Empfänger bekommen nun zu den definierten Zeitpunkten eine E-Mail mit der Reportdatei. Zum Löschen eines automatischen Berichts klicken Sie diesen in der Übersicht an und wählen in der Nachrichten-Menüleiste Bearbeiten und markierte Bericht-/erinnerungsvorlagen löschen aus.

Info

Sie bekommen keine E-Mail/keinen Report, wenn der Filter zu dem festgelegten Versandtermin keine Dokumente beinhaltet, z. B. wenn Sie zu dem Zeitpunkt keine offenen Aufgaben haben. 

Screenshots sollten als Beispiel angesehen werden. Die Oberfläche Ihrer Plattform kann unterschiedlich aussehen, der Prozesse bleibt jedoch der Gleiche.

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