Workflow Starten

Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung haben zwei Möglichkeiten, einen Workflow manuell zu starten:

1) aus dem Dateien-Modul

2) aus dem Workflow-Modul

Alternativ, wenn von den Projektverantwortlichen gewünscht und entsprechend eingerichtet, können Workflows auch automatisch nach dem Upload gestartet werden.

Dateien Module 

Suchen Sie in dem Modul Dateien die Datei, mit der Sie einen Workflow starten möchten. Wählen Sie die Datei aus, indem Sie das Kästchen vor dem Dateinamen markieren.

Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü unten auf der Seite "Workflow starten" und klicken Sie auf "Ausführen":mceclip0.png


Wählen Sie auf der nächsten Seite den zu startenden Workflow aus dem Dropdown-Menü:
Im Menü werden nur die Workflows angezeigt, auf die Sie Zugriffsrechte haben. mceclip1.png

Klicken Sie am Ende der Seite auf «STARTEN», um den ausgewählten Workflow zu starten! 

Workflow Modul 

Klicken Sie im Workflow-Modul auf die mceclip1.png Schaltfläche oben links, um die Seite "Workflow starten" zu öffnen:

mceclip2.png


Wählen Sie auf der nächsten Seite den zu startenden Workflow aus dem Dropdown-Menü:
Im Menü werden nur die Workflows angezeigt, auf die Sie Zugriffsrechte haben:

mceclip8.png

Wählen Sie anschließend die Datei aus, mit der Sie den Workflow starten möchten, indem Sie auf eine der beiden Optionen klicken: 

  • Bestehende Datei hinzufügen - Wenn die gewünschte Datei bereits vorher in das System hochgeladen wurde kann diese in der Archivstruktur über den 3-Punkte Button im Ablageordner ausgewählt werden:

mceclip3.png

  • Upload - Um eine neue Datei in das System hochzuladen und anzuhängen können Sie den Button «Upload» nutzen. Es öffnet sich die Standard Upload-Maske. Führen Sie den Datei-Upload wie gewohnt durch. Die Datei wird im Anschluss in das System eingestellt und an den Workflow drangehangen:

mceclip6.png

Nachdem eine Datei angefügt wurde, klicken Sie am Ende der Seite auf "Start", um den Workflow zu starten! 

Automatisch (Planverteilermatrix)

Das automatische Starten von Workflows mit dem Upload von Dateien wird über die "Planverteilungsmatrix" gesteuert und muss im Vorfeld entsprechend eingerichtet werden.
Der Zugriff auf die Planverteilungsmatrix wird von der Projektadministration individuell an Accounts vergeben und steht nur ausgewählten Benutzern zur Verfügung.
Link zur ausführlichen Anleitung: Einrichtung der Planverteilermatrix

Ist die Planverteilermatrix entsprechend eingerichtet, wird der dort definierte Workflow nach dem Upload automatisch gemäß den angegebenen Kriterien gestartet.

Wird ein Workflow automatisch gestartet, wird dies nach dem Upload in dem Uploadreport bestätigt:

mceclip1.png

 

Ebenfalls kann man mit der entsprechenden Berechtigung über den Postverteiler an der Datei einsehen, ob sich die Datei in einem Workflow befindet.

Klicken Sie dazu auf das Symbol mceclip3.png neben der Datei und klicken sie dann auf den Reiter "Aufgaben":

mceclip2.png

 

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