Cómo crear y cargar un documento de proyecto

El propósito de este artículo es explicar cómo un usuario puede crear y cargar un documento de proyecto dentro de tpCDE.

Puede crear un nuevo Documento de proyecto de dos maneras diferentes. La primera es seleccionar Nuevo, seguido de Documentos de proyecto. Otra forma es seleccionar el icono de Papel y lápiz junto al filtro de Documentos de proyecto en la parte izquierda de la pantalla que le aparecerá cuando posicione el ratón sobre dicho filtro:

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A continuación, aparecerá un formulario de documento en el que podrá introducir el título del documento y rellenar todos los datos. Las propiedades pueden establecerse mediante casillas de selección predefinidas o campos de texto, y las casillas marcadas con * son obligatorias.

Aquí también se establece la visibilidad y se determina quién puede acceder al documento en el proyecto. Si elige Público, el documento será visible y accesible para todos los usuarios registrados en el proyecto.

Si el documento sólo debe ser accesible para determinados usuarios, seleccione Autor / Destinatario y añada los participantes deseados al proceso de comunicación:

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Para cargar un archivo, seleccione Añadir archivo(s) y elija el archivo desde su ordenador, o utilice la función de arrastrar y soltar para mover el archivo al campo indicado:

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Nota

A veces pueden aplicarse restricciones específicas del proyecto a los nombres de los archivos o al formato, por ejemplo, el nombre del archivo debe comenzar con una determinada fecha o un código de ubicación, o el archivo debe estar en formato PDF.

Si lo desea, puede añadir un mensaje a su documento, pero este paso no es obligatorio.

Por favor, tenga en cuenta que no necesita adjuntar un mensaje a su documento, pero si quiere que su documento sea sólo accesible para ciertos participantes, necesita añadir los destinatarios deseados aquí. 

Para crear un mensaje, pulse sobre + Mensaje:

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Si escribe en el campo A o CC, aparece una lista de los usuarios cuyos nombres empiezan por la letra correspondiente, independientemente de su nombre o apellido. Si hace clic en el campo A, puede acceder al Libro de direcciones donde aparecen todos los usuarios registrados en el proyecto.

Es posible que encuentre destinatarios específicos del proyecto que son fijos para todos los mensajes, y estos destinatarios fijos no pueden ser eliminados:

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Nota

Si adjunta un mensaje, los destinatarios de la lista serán informados mediante el envío de un correo electrónico a su dirección habitual.

Antes de enviar el documento puede seleccionar la pestaña Vista previa. El mensaje se mostrará entonces tal y como estaría dentro del proyecto. También puede acceder a la vista previa haciendo clic en >>Siguiente, en la esquina inferior derecha.  

Nota

Al seleccionar Vista previa, no se envía el mensaje. El mensaje sólo se enviará seleccionando Enviar en la esquina superior izquierda. A continuación, debe confirmar el envío haciendo clic en Aceptar:

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Su documento se guardará ahora en la plataforma y se enviará a todos los destinatarios seleccionados. Los documentos no públicos sólo pueden ser encontrados y editados por su creador y otros participantes que estén involucrados en la comunicación.

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