Ten artykuł ma na celu przedstawienie kolejnych pomocnych tematów związanych z administracją użytkownikami na projekcie oraz sposobu ich zastosowania.
Aby wprowadzić zmiany w dodanym użytkowniku, przesuń mysz nad mały trójkąt obok kontaktu w obszarze Kontakty. Pojawi się menu z opcją Edytuj.
1.1 Ogólne
W razie potrzeby można tutaj wprowadzić edytować dane użytkownika. W momencie dodawania użytkownika do projektu, wszystkie informacje są pobierane z globalnej administracji użytkowników (GUM).
1.2 Zakładka Adresy zewnętrzne
Tutaj można w razie potrzeby dostosować opcje e-mail. "Aktywny" jest zaznaczony, a "Załącznik do pliku" jest odznaczony jako ustawienia domyślne. Opcja "Aktywny" oznacza, że wiadomości, które użytkownicy otrzymują na projekcie, są przekazywane na podany adres.
Jeśli przy "Załączniku do pliku" znajduje się znacznik wyboru, uczestnik otrzymuje załączniki jako pliki, a nie jako link do swojej skrzynki nadawczej.
Może to powodować problemy z ograniczeniami rozmiaru skrzynki pocztowej. Jeśli opcja "Załącznik do pliku" nie jest zaznaczona, uczestnik otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do pliku w Thinkproject. Może on otworzyć i zapisać plik za pośrednictwem tego linku.
Ważne
Jeżeli opcja "Załącznik do pliku" jest zaznaczona oraz wielkość załączników przekracza dopuszczalne ograniczenia wiadomość nie zostanie wysłana do odbiorcy.
1.3 Zakładka Adres projektu
Adres projektu jest generowany automatycznie przez system. Jego struktura jest następująca:
imię.nazwisko@projectselection.thinkproject.pl
Adres ten pojawia się jako nadawca, gdy wysyłasz wiadomość z projektu do użytkownika zewnętrznego. Na ten adres e-mail można również wysyłać wszelką korespondencję, którą chcemy udokumentować w Thinkproject. Wówczas odpowiednia wiadomość jest dostępna dla użytkownika na projekcie.
1.4 Zakładka Kontakt
Adres i numery telefonów można dostosować do konkretnego projektu, np. do biur projektowych lub oddziałów.
1.5 Zakładka Podpis
Użytkownicy mogą później zapisać swój własny podpis w zakładce Podpis.
1.6 Zakładka Role
Proszę przypisać użytkownikom role, których potrzebują w projekcie. W przedstawionym przykładzie użytkownik ma prawo do oglądania i wysyłania dokumentacji projektowej. Oznacza to, że może przeglądać, dostosowywać i edytować dokumentacje projektową.
Aby przypisać rolę do użytkownika, należy zaznaczyć ją w polu po lewej stronie (tak, aby była podświetlona na niebiesko). Następnie należy kliknąć na przycisk "Dodaj". Rola pojawi się wtedy w polu po prawej stronie. Alternatywnie można przenieść rolę do pola po prawej stronie, klikając na nią dwukrotnie. Możliwe jest również przypisanie kilku ról. W tym celu przytrzymujemy klawisz Ctrl oraz klikamy lewym klawiszem myszy na wybrane role oraz powtarzamy wcześniej opisane operacje.
Możliwe jest również usuwanie ról przypisanych do użytkownika. W tym celu należy wybrać daną rolę lub kilka ról (tak, aby były podświetlone na niebiesko). Następnie klikamy w przycisk "Skasuj zaznaczone".
1.7 Zakładka Grupy Dystrybucji
Jeśli w Twoim projekcie zostały skonfigurowane globalne listy dystrybucyjne, możesz zdecydować, na której z nich powinien znaleźć się nowy użytkownik.
Procedura techniczna jest podobna do przydzielania ról.
Jeśli pożądany użytkownik jest już wymieniony w innym pomieszczeniu projektowym, konto to może zostać przejęte w kilku krokach i nie musi być ponownie tworzone, jak opisano w artykule "Administracja użytkownikami krok 1: tworzenie użytkowników/samorejestracja".
Ważne
Jako administrator możesz skopiować tylko użytkowników z rojektu, w których sam jesteś wymieniony.
Aby skopiować, kliknij w obszarze Kontakty na Kopiuj członków.
Zostanie otwarte następujące okno:
Przejdź do projektu docelowego i najpierw wybierz projekt, w którym żądany użytkownik ma już dostęp.
Następnie kliknij na uczestnika w lewym polu i przenieś go do prawego pola "Wybór uczestnika" klikając na przycisk "+". Alternatywnie możesz dwukrotnie kliknąć na uczestnika.
Aby zakończyć proces, kliknij przycisk Kopiuj w prawym dolnym rogu.
3.1 Ukrywanie użytkowników zewnętrznych
Jeśli użytkownik zostanie ukryty, nie będzie już dostępny w książce adresowej podczas wysyłania wiadomości lub dokumentu.
Aby ukryć użytkownika, wybierz go, umieszczając znak wyboru na początku rekordu danych. Następnie wybierz Edycja> Ukryj zaznaczone.
Następnie znajdziesz użytkownika w zakładce "Ukryte".
Tam możesz go ponownie pokazać używając tej samej procedury (Zaznacz, Edycja>Pokaż zaznaczone).
3.2 Dezaktywacja członków wewnętrznych
If access to the project room is to be withdrawn from an internal participant, you can deactivate them.
To do this, select it in the Contacts area under All. Then go to Edit and choose Deactivate Checked.
Użytkownik nie może już zalogować się do projektu.
W pozycji "Dezaktywowany" możesz nadal znaleźć użytkownika i ponownie go aktywować za pomocą tej samej procedury (Zaznacz, Edytuj> Aktywuj zaznaczone). Musisz jednak ponownie wprowadzić ich rolę i przypisanie do dystrybucji. To jest tracone podczas dezaktywacji.
Ważne
Dobrą praktyką przed dezaktywacją wybranych użytkowników jest odznaczenie wszystkich zaznaczonych pozycji na projekcie. System zapamiętuje zaznaczenie wybranych pozycji na innych stronach. Przypadkowe kliknięcie może spowodować przypadkowe dezatywowanie użytkownika.
Zrzuty ekranu powinny być traktowane jako przykład. Interfejs Twojej platformy może wyglądać inaczej, ale proces pozostaje taki sam.